Workflow de aprobación

Flujo de aprobación · Flujo de trabajo · Proceso de aprobación · Circuito de aprobación

Etiquetas:datosprocesamiento

Ejemplos

Bandeja de aprobación de solicitudes de ausencia: la jefatura ve los casos pendientes —cada uno con su solicitante, tipo y fechas— y resuelve cada uno aprobándolo o rechazándolo. La pantalla materializa el corazón del componente: casos que esperan una decisión humana en una etapa del flujo. El formulario con que se cargó la solicitud y el aviso posterior son otros componentes que el workflow coordina.

Descripción

Componente que coordina el avance de un caso a través de una secuencia de etapas en las que intervienen distintos actores, hasta alcanzar un estado terminal (típicamente aprobado o rechazado). Lo propio del componente no son las pantallas con que cada actor interactúa —esas son otros componentes (un formulario para cargar, una consulta para revisar, una notificación para avisar)— sino la orquestación: qué etapas existen, qué rol actúa en cada una, qué transiciones son válidas (aprobar, rechazar, devolver, derivar) y en qué estado se encuentra cada caso en todo momento. Es muy frecuente en sistemas de información de gestión: aprobación de órdenes de compra, solicitudes de gasto, permisos y vacaciones, contratos y documentos, o cualquier trámite donde "uno carga, otro revisa, otro decide".

Capacidades mandatorias

Capacidades mandatorias

• Define una secuencia de etapas (estados) por las que un caso debe transitar, con uno o más estados terminales (p. ej. aprobado, rechazado)
• Asigna a cada etapa el rol o actor responsable de actuar sobre el caso en ese punto
• Gobierna las transiciones permitidas entre etapas (aprobar avanza, rechazar termina, devolver retrocede), impidiendo saltos inválidos
• Mantiene y persiste el estado actual de cada caso, y registra quién ejecutó cada transición y cuándo
• Requiere la intervención de un actor humano para decidir al menos en una etapa, lo que lo distingue de un procesamiento autónomo
• Coordina a los componentes que materializan cada etapa (carga, revisión, aviso) sin reemplazarlos

Capacidades adicionales

Capacidades adicionales

• Bifurcaciones y condiciones: el camino del caso depende de sus datos (un monto sobre cierto umbral exige una aprobación adicional)
• Devolución / solicitud de información: una etapa puede devolver el caso a una anterior pidiendo correcciones o datos faltantes
• Delegación y reasignación: el responsable de una etapa puede delegar en otro o reasignarse el caso
• Plazos y escalamiento: si una etapa no se resuelve en cierto tiempo, el caso escala o se reasigna automáticamente
• Trazabilidad / historial del caso: vista del recorrido completo (quién, qué, cuándo) de un caso a lo largo del flujo
• Ramas paralelas: etapas simultáneas que deben converger antes de poder avanzar (visto bueno técnico y financiero a la vez)

Delimitaciones

Qué no es

• No es un Formulario de carga. El formulario es la pantalla de un único acto de ingreso; el Workflow es lo que ocurre después y alrededor de ese ingreso: lo recibe, lo enruta a un revisor y lo lleva por etapas. El Workflow contiene al formulario como su etapa inicial típica, pero no es el formulario
• No es un Mantenedor. El Mantenedor administra una entidad en el tiempo bajo un mismo rol; el Workflow mueve un caso entre distintos roles a través de etapas. Su razón de ser es el avance del estado, no la administración de la entidad
• No es un procesamiento autónomo. Un Proceso Programado o un Proceso Reactivo es procesamiento sin intervención humana en sus pasos. El Workflow de aprobación, en cambio, requiere por definición que personas decidan en sus etapas; si no hay decisión humana, no es un workflow de aprobación
• No es un Sistema de Notificación. El Workflow dispara avisos en sus transiciones, pero la entrega del mensaje es del Sistema de Notificación; el Workflow solo decide cuándo y a quién corresponde notificar
• No reemplaza a los componentes que orquesta. Las pantallas de carga, consulta y aviso siguen siendo Formulario, Consultas/Dashboard y Notificación. El Workflow es la capa que los encadena en una secuencia con estado

Flujo de información

Entrada

El caso inicial (típicamente proveniente de un Formulario de carga) y, en cada etapa, la decisión del actor responsable (aprobar / rechazar / devolver / derivar), opcionalmente con comentarios o datos adicionales

→

Salida

El estado actualizado del caso tras cada transición, los disparos hacia los componentes de cada etapa (avisos, asignaciones) y, al cierre, el caso en su estado terminal con su historial completo

Modalidades

• Aprobación lineal: etapas en secuencia simple (carga → revisión → decisión); el caso más común (una solicitud de vacaciones)
• Aprobación jerárquica / por niveles: la decisión sube por niveles según reglas (monto, tipo), requiriendo aprobaciones sucesivas (una orden de compra que sobre cierto monto necesita visto bueno de gerencia)
• Workflow con devolución: incluye retrocesos para corrección antes de poder avanzar (una postulación que se devuelve para completar antecedentes)
• Workflow con ramas paralelas: varias revisiones simultáneas que deben converger (visto bueno técnico y financiero a la vez)

Dependencias típicas

• Formulario de carga como etapa de entrada del caso
• Consultas / Dashboard / Mantenedor para que cada actor vea sus casos pendientes y el detalle
• Sistema de Notificación para avisar a cada actor cuando le toca actuar y al solicitante en cada cambio de estado
• Autorización para determinar qué rol puede actuar en cada etapa
• Base de Datos donde se persiste el estado y el historial de cada caso

Mapeo al Tablero Digital

Actualización ManualSiempre

Actualización AutomáticaNo

Conceptos de DatosSiempre

Salidas por DemandaOpcional

Salidas AutomáticasOpcional

Procesos AutónomosSiempre

Sección	Vínculo	Observación
Actualización Manual	Siempre	La decisión de cada etapa (aprobar/rechazar/devolver) la ejecuta un actor humano; un workflow de aprobación sin intervención humana no es tal (sería un procesamiento autónomo).
Actualización Automática	No	—
Conceptos de Datos	Siempre	El caso y su estado (qué se aprueba, en qué etapa está, quién intervino y cuándo) son la entidad central.
Salidas por Demanda	Opcional	La bandeja de casos pendientes o la consulta del estado de un caso, cuando el workflow expone vistas propias.
Salidas Automáticas	Opcional	Los avisos disparados en cada transición, vía Sistema de Notificación.
Procesos Autónomos	Siempre	El núcleo del componente: avanzar el estado, evaluar la transición válida, asignar la siguiente etapa y cerrar el caso. Es lo que lo distingue de Formulario y Mantenedor.

Ejemplo de Tablero Digital

Actualización Manual

Decisión de Aprobación

Conceptos de Datos

Solicitud

Estado del Caso

Salidas por Demanda

Bandeja de Pendientes

Actualización Automática

—

Procesos Autónomos

Avance del Flujo

Salidas Automáticas

Aviso de Cambio de Estado